“GRUPO VEPAMIL está conformado por la tenedora de acciones Hispanogroup S.A. y sus empresas subsidiarias VEPAMIL S.A., ABATANGELO S.A., OCEANBAT S.A., EXPODELTA S.A., Compañía de Transporte VETRANS S.A., Hormigones Comerciales HORMICOM C.A., BIOFACTOR S.A., MOTORGAS S.A., Inmobiliaria Inmotornin S.A., y Métrica del Pacifico S.A. Metripacif S.A. Las empresas que conforman el Grupo son empresas ecuatorianas, domiciliadas en la ciudad de Guayaquil, Provincia del Guayas, a excepción de Hormigones Comerciales Hormicom C.A, Inmobiliaria Inmotornim S.A. y Motorgas S.A. que mantienen su domicilio en el Cantón Samborondón y Biofactor que se encuentra domiciliada en el cantón Durán de la provincia del Guayas.
Todas ellas, como parte de nuestro GRUPO VEPAMIL respeta y protege la privacidad y los datos personales de todos los TITULARES con quienes interactuemos en nuestras actividades comerciales. Para lo cual, como Grupo, nos hemos comprometido estrictamente con el cumplimiento de los principios y disposiciones establecidas en la Ley Orgánica de Protección de Datos Personales y su Reglamento General, así como con aquellas regulaciones que fueren promulgadas en el futuro por la Superintendencia de Protección de Datos Personales y las contenidas en los tratados internacionales que rigen materia que fueren aplicables y suscritos por el Ecuador.
RESPONSABLE DE TRATAMIENTO
VEPAMIL S.A. actúa como responsable de tratamiento de los datos personales de sus clientes, potenciales clientes, proveedores, potenciales proveedores, socios de negocios y trabajadores o candidatos a puestos de trabajo. A todos ellos se les denominará TITULARES para efectos de la aplicación de presente política.
Además, VEPAMIL S.A. también actuará como encargado de tratamiento de los datos personales que le sean confiados por las compañías que forman parte el GRUPO VEPAMIL.
Los TITULARES podrán dirigir todos sus requerimientos o solicitudes de información y atención a VEPAMIL S.A. para lo cual se publicará la siguiente información de contacto:
DECLARACIONES GENERALES:
Los datos personales que son tratados por nuestra organización son proporcionados directamente por sus TITULARES o se obtienen y tratan al amparo de las causales de legitimidad establecidas en la Ley Orgánica de Protección de Datos Personales. Además, algunos datos personales que tratamos provienen de fuentes de acceso público.
GRUPO VEPAMIL realiza el tratamiento de los datos personales de los TITULARES de manera lícita, justa, transparente, adecuada, pertinente, proporcional y limitada, así como conforme a los fines y propósitos legítimos que se encuentran detallados más adelante en la presente Política General de Protección de Datos Personales.
La presente Política General de Protección de Datos Personales debe ser aplicada por todas las compañías que conforman el GRUPO VEPAMIL y sus colaboradores, sin embargo, cada una de las subsidiaríamos podrán, de considerarlo necesario, emitir Políticas de Tratamiento de Datos Personales particulares, así como avisos de privacidad y protección de datos para garantizar una protección adecuada de los datos personales que les hubieren sido confiados.
OBJETIVO DE LA POLITICA GENERAL
Establecer reglas y procedimientos que permitan el cumplimiento a las disposiciones y principios constantes en la Ley Orgánica de Protección de Datos Personales. A través de este instrumento regulamos las prácticas de tratamiento que realizamos como organización, así como informamos como protegemos, conservamos y tratamos los datos personales en nuestro grupo.
PRINCIPIOS QUE RIGEN EL TRATAMIENTO
Todo tratamiento de datos se regirá por los principios de juridicidad, lealtad, transparencia, pertinencia, minimización de datos, confidencialidad, calidad, exactitud, finalidad, seguridad, responsabilidad proactiva. Todos ellos serán entendidos en los términos y condiciones establecidas en la Ley Orgánica de Protección de Datos Personales.
FINALIDADES Y CATEGORIAS DE DATOS
Nuestra organización, recopila y trata únicamente los datos personales y la información estrictamente necesaria para ofrecer y proporcionar los bienes y servicios que nos hayan solicitado o contratado a través de cualquiera de nuestros canales de ventas, sean estos físicos o digitales (sitios web o aplicaciones).
Además, llevaremos a cabo el tratamiento de los datos personales para realizar los procesos de comercialización, facturación y cobranza de los productos y servicios comercializados, así como para enviar, en caso de ser necesario o requerido, avisos de seguridad, publicidad, promociones, material comercial, boletines informativos y contenido personalizado a nuestros clientes y proveedores. Todo esto con el propósito de atender los requerimientos comerciales, precontractuales y contractuales, así como para cumplir con las obligaciones legales, contractuales y ejercer los derechos que nos asisten.
Los datos personales que habitualmente tratamos son aquellos que nos permiten identificar y contactar a sus TITULARES, así como también tratamos datos de naturaleza comercial y crediticia que se nos sean proporcionados directamente y de manera voluntaria por razones comerciales por nuestros clientes y proveedores. El tratamiento de datos se realiza con el fin de garantizar la comercialización adecuada de los productos y la prestación eficiente de nuestros servicios.
Además de las finalidades descritas anteriormente, el GRUPO VEPAMIL trata los siguientes datos personales para:
FINALIDAD |
DATOS RECOGIDOS |
|---|---|
| Cumplir con obligaciones legales, precontractuales y contractuales. | -nombres completos, número de identificación, correo electrónico y número telefónico del titular. |
| La generación de ofertas y elaboración de cotizaciones por la provisión de bienes o prestación de servicios. | -nombres completos, número de identificación, correo electrónico y número telefónico del titular. |
| El mercadeo y la realización de campañas de promoción, marketing y publicidad, incluyendo concursos, sorteos, promociones o eventos. | -nombres completos, número de identificación, correo electrónico, número telefónico, dirección de domicilio del titular. |
| La venta y comercialización de productos y servicios, así como para atender los requerimientos de post venta. | -nombres completos, número de identificación, correo electrónico y número telefónico del titular y dirección domiciliaria. |
| Desarrollar, gestionar y mantener la relación contractual. | -nombres completos, número de identificación, correo electrónico y número telefónico del titular y dirección domiciliaria. |
| Gestionar, atender y dar respuesta a las solicitudes y requerimientos formulados por nuestros clientes o sus representantes legalmente habilitados, especialmente aquellas relacionadas al ejercicio de los derechos que les asisten sobre sus datos personales, así como también aquellas que hubieren sido formulados por las autoridades competentes. | -nombres completos, número de identificación, correo electrónico y número telefónico del titular y dirección domiciliaria. |
| Promocionar y difundir información actualizada de los productos y servicios que comercializamos. | -nombres completos, número de identificación, correo electrónico y número telefónico del titular y dirección domiciliaria. |
| Evaluar, valorar y establecer la existencia de riesgo crediticio y abrir líneas de crédito a favor de nuestros clientes. | - nombres completos o razón social, número de identificación, correo electrónico, número telefónico, RUC, dirección de domicilio del comprador, datos de las cuentas bancarias, tipo de cuenta, número de las tarjetas de crédito. |
| Realizar y gestionar la facturación y cobranza, así como la recuperación de cartera por la comercialización de bienes y servicios. | - nombres completos o razón social, número de identificación, correo electrónico, número telefónico, dirección de domicilio del comprador, datos de las cuentas bancarias. Datos de contacto e identificación de los garantes |
| Para el procesamiento de los pagos.. | - nombres completos o razón social, número de identificación, correo electrónico, número telefónico, dirección de domicilio y número de las cuentas bancarias del acreedor. |
| Para actualización del perfil del cliente. | -nombres completos, número de identificación, correo electrónico y número telefónico del titular, estado civil, fecha y lugar de nacimiento, edad, sexo y nacionalidad. |
| Para la provisión de servicios varios. | -nombres completos, número de identificación, correo electrónico y número telefónico del titular. |
| Para el cumplimiento de normas y disposiciones legales, de orden fiscales o administrativas y el cumplimiento de obligaciones contractuales. | -nombres completos, número de identificación, correo electrónico y número telefónico del titular, número del registro único de contribuyentes. |
| Para la videovigilancia, seguridad, gestión y control de fraude. | -Imágenes y sonidos y datos de navegación captados a través de dispositivos electrónicos. |
| Para la gestión y control de acceso a las instalaciones e infraestructuras de la organización. | Imágenes, sonidos y datos biométricos captados a través de dispositivos electrónicos. |
| Contactar a nuestros clientes a través de llamadas telefónicas, mensajes de datos, SMS, chats y redes sociales para el envío de información relacionada con los servicios ofertados por GRUPO VEPAMIL y contratados por nuestros clientes, así como también para evaluar la calidad de los productos y servicios prestados. | -nombres completos, número de identificación, correo electrónico y número telefónico del titular. |
| Prestar asistencia a nuestros clientes a través de nuestros departamentos de Atención al Cliente. | -nombres completos, número de identificación, correo electrónico y número telefónico del titular. |
| Realizar los procesos de validación de identidad de nuestros clientes que fueren necesarios en función de la normativa legal aplicable. | -nombres completos, número de identificación, correo electrónico y número telefónico del titular. |
Conforme se establece en la Ley Orgánica de Protección de Datos Personales, VEPAMIL no requiere autorización o consentimiento de los TITULARES para tratar los datos personales cuando provienen de fuentes de acceso público o cuando su tratamiento es requerido para los siguientes fines y propósitos:
- Suministrar información requerida por autoridades públicas en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
- Atender casos de emergencia médica o sanitarias.
- Recabar información autorizada por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.
En caso de obtener y tratar datos personales que provengan de fuentes de acceso público o de fuentes indirectas, se deberá notificar a sus TITULARES esta situación en un plazo no mayor a treinta (30) días contados a partir del día hábil siguiente al de su recopilación. La notificación se realizará por escrito a la dirección de correo electrónico que conste en los registros de la compañía. A través de la notificación electrónica, proporcionaremos la información detallada en el artículo 12 de la Ley Orgánica de Protección de Datos Personales.
BASES LEGALES LEGITIMADORAS DEL TRATAMIENTO
El tratamiento de datos personales de los TITULARES estará amparado en las siguientes bases legitimadoras:
- Por el consentimiento de su TITULAR.,
- Por el cumplimiento de una obligación legal u orden judicial,
- Por la ejecución de medidas precontractuales o el cumplimento de obligaciones contractuales,
- Para satisfacer el interés legitimo del GRUPO VEPAMIL, siempre y cuando no prevalezca el interés o derechos fundamentales de los TITULARES.
CONSERVACION Y SEGURIDAD DE LOS DATOS
El plazo de conservación de los datos personales podrá variar, según el tipo de dato, la finalidad del tratamiento, la fuente de legitimidad, o el tiempo que tome la atención de las posibles responsabilidades que pudieran surgir del cumplimiento de las finalidades tratamiento para las cuales los datos y la información fueron recabados. Sin embargo, la conservación no será mayor al tiempo mínimo necesario que se requiera para cumplir las finalidades y obligaciones legales y contractuales por las cuales los datos fueron recabados. Cada dos años, el área de jurídica del GRUPO VEPAMIL revisará los criterios de conservación y los plazos que se hayan determinado.
Una vez cumplidos los fines del tratamiento y de no existir obligación legal de conservación los datos personales serán anonimizados, destruidos, bloqueados o devueltos a sus TITULARES. Para el caso de la devolución se requerirá solicitud escrita del interesado.
Todos los datos personales serán conservados debidamente almacenados en ficheros, archivos, registros o bases de datos correctamente identificados. Sobre estos soportes se aplicarán regularmente diversas medidas de seguridad y salvaguardas para proteger la disponibilidad, confidencialidad y autenticidad de la información y de los datos personales almacenados conforme las recomendaciones emitidas por los organismos y entidades especializadas, tanto para los archivos y documentos físicos como para los soportes digitales.
Cada una de las subsidiarias establecerá e informará a los TITULARES respecto al plazo de conversación de los datos personales tratados considerando los criterios anteriormente señalados.
ATENCIÓN DE REQUERIMIENTOS Y SOLICITUDES
En el caso de que los TITULARES hagan un requerimiento, petición, queja o reclamación respecto a sus datos personales, estos serán atendidos dentro del plazo máximo de 15 días contados desde su presentación. Para atenderlos adecuadamente y dar respuesta a los mismos, se utilizará los datos identificativos y de contacto que el TITULAR nos haya proporcionado, como son: nombres y apellidos, correos electrónicos o números telefónicos fijos o móviles.
En el caso de que el TITULAR considere que los requerimientos, peticiones, quejas o reclamaciones que haya realizado no hayan sido resueltos satisfactoriamente conforme los criterios, plazos y procedimientos establecidos en la Ley Orgánica de Protección de Datos Personales y su Reglamento General, podrá enviar su queja o reclamación a la Superintendencia de Protección de Datos Personales.
En estos casos el área jurídica deberá dar seguimiento y atención a este proceso.
CESION & TRANFERENCIA DE DATOS
Los datos personales no se cederán, compartirán ni transferirán a terceros ajenos al GRUPO VEPAMIL, sean estos nacionales o extranjeros, salvo en los casos en que existiere un derecho u obligación legal que cumplir, una orden de autoridad competente, un interés legítimo para realizarlo o la autorización expresa del cliente.
Los datos personales recabados podrían ser cedidos, transferidos o comunicados, previa autorización del TITULAR o existencia de una causal de legitimidad a terceros ajenos a nuestra organización para cumplir una o varias de las finalidades del tratamiento. En dicho caso se notificará oportunamente al TITULAR de dicho particular.
DERECHOS DE LOS TITULARES
A todos los TITULARES les asiste el derecho a obtener gratuitamente información y datos personales sobre sí mismos. Asimismo, tienen derecho de ejercer libremente los derechos de acceso, eliminación, rectificación, actualización, oposición, anulación, limitación del tratamiento y a no ser objeto de una decisión basada únicamente en valoraciones automatizadas de datos. Para ejercer los derechos los TITULARES podrán enviar una solicitud en tal sentido debidamente fundamentada y por escrito a la siguiente dirección: Av. Fco. de Orellana Y Miguel H. Alcívar Edificio Las Cámaras Piso 11 o al correo electrónico _atenciondatos@vepamil.com. El peticionario deberá adjuntar una copia simple de la parte frontal de su cédula de identidad o ciudadanía, o una copia de la hoja de identificación de su pasaporte, así como los demás documentos que le sean requeridos según sea el caso. La fundamentación de la solicitud, así como los documentos a presentarse, deberán observar los criterios y requisitos establecidos en la Ley Orgánica de Protección de Datos Personales.
VERACIDAD Y AUTENTICIDAD DE LOS DATOS PERSONALES
Todos los TITULARES son responsables de la veracidad y autenticidad de los datos e información que nos hayan proporcionado y que hayamos por tanto recolectado, registrado y almacenado, en cualquier de nuestros soportes, ya sean estos físicos o digitales. Por lo tanto, consideramos para fines de tratamiento que dichos datos son exactos, íntegros, precisos, completos, comprobables, claros y actualizados, sin perjuicio de lo cual, al momento de su recolección se realizarán rutinas de validación para identificar y corregir errores ortográficos, transposiciones de números, códigos incorrectos, datos incompletos e incoherentes, entre otros errores que pudieren afectar la calidad de los datos.
Los datos personales de acceso público, cualquiera sea su naturaleza, serán recolectados, registrados y almacenados, en caso de ser necesario, en los mismos términos y condiciones en los cuales se encuentren publicados.
El mantener la información actualizada y correcta es responsabilidad de todos los involucrados y es fundamental para proporcionar adecuadamente los bienes y servicios que nos son requeridos conforme los términos y condiciones pactadas con nuestros clientes y proveedores. Sin perjuicio de ello, GRUPO VEPAMIL rectificará o actualizará los datos erróneos o desactualizados previa solicitud escrita presentada por el TITULAR, o su representante legal y de acuerdo con la normativa legal vigente. Igualmente, los TITULARES podrán, en cualquier momento, solicitar la actualización de la información y los datos personales que nos hayan suministrado o que se encuentren en nuestros archivos, bases de datos o ficheros.
En caso de que se detecten datos incorrectos que requieran de rectificación, podrán sus TITULARES presentar una solicitud y ejercer los derechos que les asisten a través de nuestro portal web o enviando su requerimiento a nuestro correo electrónico. Asimismo, GRUPO VEPAMIL podrá en cualquier momento rectificar los datos personales si al contrastar los datos registrados con datos y fuentes de acceso público se evidencia el error.
USO DE LOS DATOS
La información y los datos personales que se hayan recopilado conforme la presente Política son de uso exclusivo de GRUPO VEPAMIL, quién se compromete a crear y mantener un ambiente seguro para proteger los datos personales e información de los TITULARES mediante la implementación de las medidas de seguridad y políticas apropiadas que permitan evitar la adulteración, perdida, deterioro, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
ACTUALIZACIONES Y MODIFICACIONES:
Nos reservamos el derecho de realizar, en cualquier momento, las modificaciones o actualizaciones que se estimen oportunas y necesarias a la presente Política General de Protección de Datos Personales del GRUPO VEPAMIL. En caso de que se realicen cambios materiales en esta Política, se informará a los TITULARES mediante una comunicación electrónica y se les requerirá, en ese momento, su revisión, aceptación o rechazo expreso a las condiciones expuestas en la misma.
En caso de que los TITULARES rechazaren las condiciones expuestas en la presente política se les deberá informar sobre las consecuencias de su negativa respecto a la prestación de nuestros servicios o la comercialización de nuestros productos.
Una vez que ha sido debidamente informado le agradecemos consignar su aceptación al contenido del presente documento, así como a la Política de Protección y Tratamiento de Datos Personales que le ha sido expuesta y detallada a través del siguiente enlace: www.metrica.ec/proteccion_datos.php
.
